Hybride AI-workflow
De controleerbare AI-workflow: wie beslist wat, en wanneer.
In een hybride organisatie doen AI-collega’s het voorbereidende werk en nemen uw mensen de besluiten. Dat werkt alleen als de workflow het afdwingt: vaste momenten waarop een mens beslist, en een spoor van wat er besloten is.
VoorDirecteuren, operationeel managers en wie verantwoordelijk is voor kwaliteit en compliance.
Wat een workflow controleerbaar maakt
Controle zit in het ontwerp, niet in goede bedoelingen.
Zes eisen, en per eis hoe wij die in LEO hebben ingericht. Gebruikt u een ander systeem, dan zijn het goede vragen om te stellen.
- 01
Een mens start het werk
Wie de opdracht en de stukken kiest, bepaalt de grenzen van het werk.
Zo bij Prudai
Een workflow start pas als de gebruiker de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart voorinvullen, maar kiest nooit zelf de dossierstukken.
- 02
Een akkoordmoment na het plan
Het plan is het goedkoopste moment om bij te sturen. Een fout in de opdracht herstelt u hier met één zin.
Zo bij Prudai
U kiest akkoord, bijsturen (met een toelichting) of afbreken. In de meeste workflows wacht het werk op dat besluit; bij een paar inventariserende workflows gaat het na een ingestelde termijn door.
- 03
De beoordelaar weet wat hij nakijkt
Een knop indrukken is geen controle. Bij een akkoordmoment hoort een instructie.
Zo bij Prudai
Elk akkoordmoment in de LEO-workflowsjablonen heeft een geschreven instructie voor de beoordelaar. Heeft een eigen workflow die niet, dan stelt LEO er bij de start een voor; lukt dat niet, dan krijgt de beoordelaar een algemene instructie.
- 04
Tegenspraak vóór de review
Een taalmodel is het snel met zichzelf eens. Een tegenrol zoekt wat de anderen hebben gemist.
Zo bij Prudai
In veel workflows bekijkt een tegenrol het werk vanuit de andere partij, zoals de inspecteur of de wederpartij. Dat is een AI-rol met een instructie, geen garantie dat elk tegenargument gevonden wordt.
- 05
Elk besluit wordt vastgelegd
Achteraf moet vastliggen wie wat besloot, en wanneer.
Zo bij Prudai
Het besluit wordt met wie, wanneer en welke ronde vastgelegd voordat het werk verdergaat. Lukt dat vastleggen niet, dan gaat het werk niet verder.
- 06
Niemand vergeet een akkoordmoment
Een akkoordmoment dat stil blijft liggen, houdt het hele proces op.
Zo bij Prudai
Wacht er een besluit, dan krijgt de eigenaar een melding in de app en, afhankelijk van de meldingsinstellingen, per mail. Na 24 uur volgt een herinnering, daarna één per wachtdag.
Ontwerp
Waar zet u de akkoordmomenten?
Laat de mens beslissen waar het werk richting krijgt, waar het onomkeerbaar wordt en waar het een persoon raakt. Daartussen mag de AI doorwerken.
Bij de start
Welke opdracht, welke stukken, voor welke kant? Wie de stukken kiest, bepaalt wat de AI te zien krijgt.
Na het plan
Klopt de opdracht, ontbreekt er iets, is de afbakening goed gekozen? Hier is bijsturen nog goedkoop.
Voordat iets het huis verlaat
Een advies, een brief aan een wederpartij, een besluit over een klant of medewerker.
Te veel akkoordmomenten is ook een risico: wie de hele dag op akkoord drukt, kijkt niet meer echt. Kies weinig momenten, en maak ze zwaar.
Zelf inrichten
Uw eigen werkwijze, met dezelfde waarborgen.
In LEO kopieert u een sjabloon tot een eigen workflow en past u die aan in de workfloweditor: stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen de bronnen die in uw abonnement zitten.
Hetzelfde principe zit in IRMA. De registers werken volledig zonder AI. AI-voorstellen staan per organisatie standaard uit; wilt u ze gebruiken, dan zetten wij ze voor uw organisatie aan. Ook dan komt er pas iets in het register nadat een medewerker het heeft goedgekeurd, en elke goedgekeurde wijziging staat in de auditlog.
Verantwoordelijkheid
Wie besliste? Dat wordt vastgelegd.
Bij een akkoordmoment wordt vastgelegd wie besliste. Dat is ook de vraag die terugkomt bij aansprakelijkheid voor AI: wie had zeggenschap over het werk, en wie had de fout kunnen zien?
Voor AI-systemen met een hoog risico kent de Europese AI-verordening eisen voor menselijk toezicht. Na de wijziging door Verordening (EU) 2026/1744 gelden die voor de systemen uit bijlage III vanaf 2 december 2027, en later voor producten onder bijlage I. Een organisatie die zo’n systeem gebruikt, heeft dan eigen plichten, waaronder menselijk toezicht (artikel 26). Voor de meeste kennisprocessen is een akkoordmoment goede praktijk, geen wettelijke plicht. Daarnaast geeft artikel 22 van de AVG mensen het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend geautomatiseerd tot stand komt, als dat rechtsgevolgen heeft of hen in aanmerkelijke mate treft. Een echte beoordeling door een mens maakt een besluit niet uitsluitend geautomatiseerd.
Veelgestelde vragen.
Wat is een controleerbare AI-workflow?
Een vastgelegd proces waarin AI-collega’s stappen uitvoeren en een mens op benoemde momenten beslist. In de meeste workflows gaat het werk op die momenten niet verder zonder besluit, en elk besluit van een mens wordt vastgelegd.
Wat is het verschil tussen human in the loop en human on the loop?
Bij human in the loop wacht het proces op het oordeel van een mens. Bij human on the loop kijkt een mens mee en kan hij ingrijpen, maar loopt het proces door. Welke vorm past, hangt af van wat er op het spel staat.
Kan ik bijsturen zonder opnieuw te beginnen?
Ja. Bij het akkoordmoment kiest u bijsturen, met een toelichting. Standaard komt een akkoordmoment hoogstens drie rondes langs; in de laatste ronde kiest u akkoord of afbreken.
Wat gebeurt er als niemand reageert?
De eigenaar krijgt een melding in de app en, afhankelijk van de meldingsinstellingen, per mail. Na 24 uur volgt een herinnering, daarna één per wachtdag. In de meeste workflows wacht het werk tot er besloten is.
Is een akkoordmoment wettelijk verplicht?
Voor AI-systemen met een hoog risico komen er plichten voor menselijk toezicht, voor bijlage III vanaf 2 december 2027. Voor de meeste kennisprocessen is een akkoordmoment goede praktijk. Artikel 22 van de AVG gaat over besluiten die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen en rechtsgevolgen hebben of iemand in aanmerkelijke mate treffen.
Geldt dit ook voor een gewoon gesprek met een AI-collega?
Nee, dit gaat over workflows. In een gewoon gesprek beoordeelt u de antwoorden zelf, voordat u er iets mee doet.
Welk besluit in uw proces wilt u altijd zelf nemen?
Begin daar. Dan richten we de rest van het werk zo in dat het op dat moment voor u klaarligt.
Plan een gesprek