Van urenfabriek naar product: een vaste prijs uit uw urenregistratie

Een kantoor dat op uren werkt, kan een deel van zijn diensten ook als product verkopen, met een vaste prijs. Die prijs hoeft u niet te gokken: de basis staat al in uw urenregistratie. Breng per soort dienst in kaart wat het werk werkelijk kost, en u kunt een prijs afgeven waar u zeker van bent.

In het kort

• Als AI het zoekwerk en de eerste versie doet, levert rekenen per uur minder op voor precies hetzelfde resultaat. Een vaste prijs per product beloont juist dat u sneller werkt.
• Niet elke dienst is een product. Werk met een vaste vorm leent zich voor een vaste prijs, echt maatwerk blijft vaak per uur.
• De kostprijs per dienst haalt u uit data die u al heeft: uw eigen urenregistratie.
• Kloppen de activiteitenlabels niet, dan kunt u ze achteraf alsnog labelen met AI, met een mens die controleert.
• Per medewerker ziet u wie hoeveel tijd aan welk soort werk besteedt. Dat helpt bij plannen, delegeren en prijzen.

Waarom staat het uurtarief onder druk?

Advocaten, accountants, belastingadviseurs, family offices en andere adviseurs verkopen van oudsher tijd. Dat werkt zolang tijd en waarde ongeveer gelijk oplopen. AI haalt die twee uit elkaar. Het zoekwerk en de eerste versie van een stuk gaan sneller, terwijl de waarde voor de klant gelijk blijft: het advies klopt, het memo is af, de aangifte is goed.

Een rekenvoorbeeld maakt het verschil zichtbaar. Neem één adviesmemo.

Rekenvoorbeeld, illustratief. Uurtarief, uren en vaste prijs zijn aannames; € 220 is een rond tarief en geen marktcijfer. De kosten van de AI zelf zijn niet meegeteld.

De vraag voor de komende jaren is dus: verkoopt u uren, of verkoopt u het resultaat? Die vraag leeft breed. In het Future of Professionals-onderzoek van Thomson Reuters (2025) zegt 80% van de ondervraagden bij advocatenkantoren dat AI hun manier van werken fundamenteel gaat veranderen, vooral hoe zij prijzen bepalen, werk verdelen en leveren.

Welke diensten lenen zich voor een vaste prijs?

Het wordt waarschijnlijk een mix: vaste prijzen voor werk met een vaste vorm, uren voor maatwerk. Gebruik deze checklist per dienst:

1. Komt de dienst vaak terug? Een jaarrekening, een standaardcontract, een bezwaarschrift of een vast adviesrapport wel; een uniek geschil meestal niet.
2. Is het eindresultaat af te bakenen? Kunt u in één zin zeggen wat de klant krijgt, dan kunt u het ook prijzen.
3. Is de invoer voorspelbaar? Hoe meer de stukken van de klant op elkaar lijken, hoe kleiner de spreiding in uren.
4. Kunt u meerwerk benoemen? Een vaste prijs werkt als u vooraf zegt wat er níet onder valt.

Scoort een dienst op alle vier goed, dan is het een kandidaat-product. Twijfelt u, begin dan met de diensten die u het vaakst levert. Daar heeft u ook de meeste urendata over.

Hoe haalt u een kostprijs uit uw urenregistratie?

Uw urenregistratie is meer dan een factuurbijlage. Over een of twee jaar staat erin hoe lang elk soort werk echt duurt, wie het deed en hoe sterk dat per opdracht verschilt. Zo zet u die data om in een prijs:

1. Exporteer de uren. Per regel: datum, medewerker, dossier, activiteit, omschrijving en aantal uren.
2. Leg uw diensten vast. Maak een korte lijst van de producten die u wilt aanbieden, in de taal van de klant.
3. Koppel elke regel aan een dienst. Per dossier telt u de uren op en ziet u wat één levering van die dienst kostte.
4. Kijk naar de spreiding, niet alleen naar het gemiddelde. Een paar uitschieters trekken het gemiddelde omhoog. Kijk naar de middelste waarde en naar wat er in de lastige gevallen gebeurde.
5. Reken met uw kostprijs per uur. Niet het uurtarief, maar wat een uur van die medewerker u werkelijk kost, plus overhead.
6. Bepaal de prijs. Kostprijs, plus marge, plus een opslag voor risico. Toets daarna wat de klant ervoor wil betalen.
7. Calculeer na. Houd per product bij of het binnen de prijs blijft, en stel bij.

Het resultaat is een prijs die u met zekerheid kunt afgeven. Dat scheelt bovendien tijd: geen offerte meer per opdracht, geen discussie over de urenspecificatie.

Wat als de activiteitenlabels in uw urenregistratie niet kloppen?

In de praktijk zijn de activiteitenlabels zelden consistent. De een schrijft "overleg", de ander "bespreking", een derde zet alles op "algemeen". De omschrijving in vrije tekst zegt vaak meer dan het label zelf.

Dat hoeft geen reden te zijn om te wachten tot de registratie op orde is. U kunt de uren achteraf alsnog labelen met AI. Een taalmodel leest per regel de omschrijving en kiest een label uit uw eigen lijst van diensten en activiteiten. Waar het model twijfelt, beslist een mens. Een steekproef laat zien of de labels kloppen voordat er iets wordt doorgerekend. De oorspronkelijke registratie blijft onaangeroerd: het label komt er als extra kolom bij.

Hetzelfde principe helpt ook vooruit. Spreek één lijst met labels af en leg die op één plek vast. Zo blijft uw data bruikbaar, ook voor AI. Lees daarover meer in Eén feit, één plek.

Wat leert u per medewerker?

Met dezelfde gelabelde uren ziet u per medewerker hoeveel tijd naar welk soort werk gaat. Doet een senior veel werk dat ook een junior kan doen? Zit de specialistische kennis bij één persoon? Welke mensen hebben ruimte, en wie loopt vol?

Gebruik die inzichten om werk beter te verdelen, mensen gericht op te leiden en uw prijzen te onderbouwen. Ze zijn niet bedoeld om individuele medewerkers af te rekenen. Bespreek vooraf met uw team wat u gaat bekijken en waarom. Heeft uw organisatie een ondernemingsraad, dan heeft die hier ook een rol (zie "Voor de specialist").

Zo werkt het bij Prudai

Prudai helpt kantoren als innovatiepartner bij deze stap. Wij beginnen met de vraag welke diensten u als product wilt aanbieden. Daarna analyseren we samen uw urenregistratie. Dat past in de businesscase-stap van ons vijfstappenplan, waarin we de databronnen en de kwaliteit van de data analyseren.

Concreet:

• We labelen de uren achteraf met AI, tegen een lijst met diensten die u zelf vaststelt. Uw eigen mensen controleren de labels voordat er iets wordt doorgerekend.
• Per soort dienst krijgt u de spreiding in uren en een basis voor de kostprijs.
• Per medewerker ziet u de verdeling van het werk.
• De prijzen stelt u zelf vast. Werkt u met AI, dan nemen we ook de AI-kosten per product mee in de berekening: wie per product rekent, moet die kosten ook per product kennen.

Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Een urenregistratie zegt veel over uw klanten en uw mensen, dus daar gaan we zorgvuldig mee om.

Voor de specialist

Kostprijs uit tijd. De methode hierboven lijkt op time-driven activity-based costing van Kaplan en Anderson (Harvard Business Review, 2004). Die werkt met twee parameters: de kosten per tijdseenheid van uw capaciteit en de tijd die een activiteit kost. Uw urenregistratie levert de tweede parameter, uw begroting de eerste.

Een vaste labellijst. Wie niet vanaf nul wil beginnen, kan kijken naar UTBMS, de Uniform Task-Based Management System-codes voor juridische facturen. Die hebben aparte codes voor taken en voor activiteiten en worden beheerd door het LEDES Oversight Committee. Voor een Nederlands kantoor is een eigen, kortere lijst in de taal van de klant meestal bruikbaarder, maar de indeling in taak en activiteit is een goed vertrekpunt.

Advocaten: vaste prijs is geen resultaatgerelateerd honorarium. Artikel 7.7 van de Verordening op de advocatuur verbiedt een advocaat om af te spreken dat er alleen honorarium komt als een bepaald resultaat wordt behaald, of dat het honorarium een evenredig deel is van wat de bijstand oplevert. Uitzonderingen gelden voor incasso (artikel 7.8) en voor letsel- en overlijdensschadezaken (artikelen 7.9 tot en met 7.12). Een vaste prijs voor een afgebakend product hangt niet af van de uitkomst, en valt dus niet onder dat verbod. Leg wel helder vast wat er wel en niet onder de prijs valt.

Medewerkersdata en de ondernemingsraad. Artikel 27, eerste lid, van de Wet op de ondernemingsraden geeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij een regeling over de verwerking en bescherming van personeelsgegevens (onderdeel k) en bij voorzieningen die geschikt zijn voor controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers (onderdeel l). Een analyse per medewerker kan daaronder vallen. Daarnaast gelden de regels van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens.

AI-kosten per product. Een AI-dienst rekent in tokens. Per stuk is dat meestal klein ten opzichte van een uur werk, maar het is niet nul. Bij zware workflows over veel documenten loopt het op. Neem het mee in de kostprijs.

Veelgestelde vragen

Is een vaste prijs niet riskant als een opdracht uitloopt?

Dat risico is kleiner als u de prijs baseert op de spreiding in uw eigen urendata en niet op een gemiddelde. Leg daarnaast vooraf vast wat er niet onder de prijs valt. Wat daarbuiten valt, is meerwerk.

Hoeveel urendata heb ik nodig?

Hoe meer vergelijkbare opdrachten, hoe betrouwbaarder de prijs. Begin daarom met de diensten die u het vaakst levert. Voor zeldzaam werk is een vaste prijs ook minder logisch.

Mag een advocaat een vaste prijs afspreken?

Ja. De Verordening op de advocatuur verbiedt een honorarium dat afhangt van het resultaat (artikel 7.7), met uitzonderingen. Een vaste prijs voor een afgebakend product hangt niet af van de uitkomst.

Moet de tijd die AI bespaart terug naar de klant?

Daar zijn verschillende opvattingen over. In het rekenvoorbeeld winnen beide partijen: de klant betaalt een kwart minder dan eerst en het kantoor verdient meer per gewerkt uur. Een vaste prijs maakt die afweging zichtbaar en bespreekbaar.

Bronnen

• Verordening op de advocatuur, artikel 7.7 Verbod op resultaatgerelateerd honorarium (wetten.overheid.nl, versie geldend vanaf 1 juli 2026, geraadpleegd 6 oktober 2026)
• Wet op de ondernemingsraden, artikel 27 (wetten.overheid.nl, geraadpleegd 6 oktober 2026)
• Kaplan en Anderson, Time-Driven Activity-Based Costing (Harvard Business Review, november 2004)
• Thomson Reuters Institute, "Future of Professionals" report analysis: why AI will flip law firm economics (16 oktober 2025)
• UTBMS, Uniform Task-Based Management System (LEDES Oversight Committee)

Wilt u weten hoe u uit uw eigen urenregistratie een vaste prijs per dienst haalt? Bekijk dan hoe Prudai als innovatiepartner helpt, of lees meer over AI-ROI in 2026.

Bijgewerkt op 6 oktober 2026

Foto: cpastrick via Pixabay