Stuurinformatie voor de directie van een adviesbureau met MAIA
De directie van een middelgroot adviesbureau wil sneller antwoord op vragen over omzet, marge en openstaande facturen, maar de cijfers staan in de boekhouding en de afspraken die ze verklaren in contracten en raamovereenkomsten. Met MAIA stelt de directie haar vragen in gewone taal. MAIA legt de cijfers uit Exact Online naast die afspraken, noemt bij elk antwoord op cijfers tot welke datum de boekingen verwerkt zijn en loopt elke werkdag de nieuwe boekingen na.
De Uitdaging
Bij een adviesbureau hangen omzet en marge af van afspraken: tarieven, raamovereenkomsten met opdrachtgevers en de voorwaarden van financiering. De boekhouding laat zien wat er gebeurt, maar niet waarom. Wie wil weten waarom de marge op een dienstverlening daalt of welke facturen het langst openstaan, moet cijfers en contracten zelf naast elkaar leggen.
Dat werk komt terecht bij een paar mensen die de administratie goed kennen. Rapportages komen achteraf, en vragen die tussendoor opkomen, blijven liggen.
Onze Oplossing
Het bureau koppelt MAIA aan zijn Exact Online-administratie, als app in de eigen Exact-omgeving; het bureau bepaalt zelf wie wat ziet. Contracten, raamovereenkomsten en financieringsvoorwaarden voegt het toe als documenten. De directie stelt haar vragen in gewone taal, bijvoorbeeld waar de omzet dit jaar op uitkomt of waarom de marge op een dienstverlening daalt.
MAIA laat zien wat de onderliggende trend is, wat seizoen is en waar dit jaar afwijkt van vorig jaar, en hoe oud de openstaande facturen zijn en bij welke opdrachtgevers. Bij elk antwoord op cijfers noemt MAIA tot welke datum de boekingen verwerkt zijn.
Elke werkdag loopt MAIA de nieuwe boekingen na en zet wat afwijkt op een lijst, zoals mogelijk dubbele boekingen of een terugkerende factuur die ontbreekt. Wie verantwoordelijk is, krijgt 's ochtends bericht, en elke melding verwijst naar het boekstuk zelf. Een correctie stelt MAIA alleen voor: pas na akkoord van een medewerker wordt het een nieuwe memoriaalboeking. Terugschrijven staat standaard uit. Meer over MAIA: stuurinformatie uit al uw data.
Resultaten & Impact
De directie heeft één plek waar cijfers en afspraken samenkomen, en kan een vraag stellen op het moment dat die opkomt, in plaats van te wachten op de volgende rapportage. Omdat elk antwoord op cijfers zegt tot welke datum de boekingen verwerkt zijn, is duidelijk hoe actueel het beeld is.
Afwijkingen in de boekhouding komen elke werkdag op tafel, met het boekstuk erbij. MAIA neemt het zoek- en telwerk over; het oordeel blijft bij de mensen die het bureau kennen. Klantdata wordt opgeslagen op eigen servers in EU-datacenters, per organisatie gescheiden.
Dit praktijkvoorbeeld beschrijft een typische inzet van MAIA. Wat het oplevert, hangt af van de eigen administratie en afspraken van de organisatie.