Incidentbeheer en datalekken: van melding tot les, met de 72-uursklok in beeld

Medewerkers registreren een incident met een titel, een omschrijving, een ernst (laag, middel, hoog of kritiek), het moment waarop het plaatsvond en de impact. Uw monitoring kan incidenten ook automatisch aanleveren. Meldt een systeem hetzelfde incident opnieuw, dan maakt IRMA geen tweede rij, maar telt het aantal meldingen op en verhoogt het zo nodig de ernst. Zo blijft het register leesbaar in plaats van een stroom meldingen.

Elk incident doorloopt de status nieuw, in behandeling en afgehandeld. Documenten, zoals een logbestand of een verslag, koppelt u aan het incident. Het register exporteert u naar Excel.

De AVG vraagt in artikel 33 dat u een datalek dat een risico oplevert binnen 72 uur na ontdekking meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en dat u elk datalek documenteert. Bij een hoog risico informeert u ook de betrokkenen (artikel 34). In het datalekregister van IRMA legt u de aard van de inbreuk vast, de categorieën persoonsgegevens, het aantal betrokkenen, de oorzaak, de gevolgen en de genomen maatregelen, met het advies van de functionaris gegevensbescherming.

De meldtermijn zet IRMA zelf: 72 uur na het moment van constateren. Die klok kan niemand vergeten of verzetten. IRMA bewaakt ook de interne drempel van 24 uur en waarschuwt als een termijn afloopt. Elke stap, van constatering tot melding bij de AP en het informeren van betrokkenen, komt als vaste regel in een logboek dat niet te wijzigen is. Zo kunt u de meldketen achteraf precies laten zien.

Een incidentenregister dat alleen telt, leert niemand iets. IRMA laat zien welke incidenten bij welke leverancier horen, zodat terugkerende problemen bij een leverancier zichtbaar worden. Een terugkerend incident promoveert u tot een afwijking met een oorzaakanalyse en een corrigerende maatregel, of u legt een verbeterpunt vast. Zo voedt het incidentenregister de risicoanalyse, de leveranciersbeoordeling en de directiebeoordeling.