Documentbeheer en reviewcyclus: versies, eigenaar en een herziening die niet vergeten wordt.

IRMA kent zeven documentsoorten: beleid, procedure, register, sjabloon, bewijs, publieke samenvatting en werkdocument. Elk document doorloopt dezelfde route: concept, in uitvoering, goedgekeurd, vervangen en archief. De status ziet u als kleur, symbool en woord, zodat hij ook zonder kleur leesbaar is.

Elk document heeft een eigenaar in de vorm van een rol, zoals CISO of FG, en een zichtbaarheid: openbaar, medewerkers, beperkt of bewijs. Een document wordt nooit breder gedeeld dan zijn zichtbaarheid toestaat.

Elk document valt onder een documentklasse met een standaard reviewtermijn in maanden en een bewaartermijn. Per document kunt u daarvan afwijken. IRMA berekent de volgende reviewdatum en markeert een document waarvan de review is verlopen, zodat een herziening niet stil blijft liggen.

Medewerkers bevestigen in IRMA dat zij een beleidsdocument hebben gelezen. Die kennisname blijft per persoon en per moment bewaard, als bewijs voor bewustwording.

Elk ISMS heeft een procedure nodig die beschrijft hoe documenten worden opgesteld, goedgekeurd, herzien en bewaard. IRMA stelt die procedure op uit de instellingen die u kiest: documentsoorten, klassen, reviewtermijnen en bewaartermijnen. Wijzigt u een instelling, dan wijzigt de procedure mee. Zo beschrijft het document altijd de werkwijze die u werkelijk volgt, en kunt u het als onderdeel van uw ISMS laten zien.