Praktijkvoorbeeld · Financiën en verantwoording
Van jaarrekening naar een controleerbare onderbouwing.
Als concerncontroller moet u kunnen uitleggen hoe de financiële verantwoording aansluit op de afspraken van uw gemeente. Daarvoor leest u meer dan de jaarrekening alleen. U betrekt de begroting, tussentijdse wijzigingen, lokale kaders en de stukken die een afwijking verklaren. BEVER helpt u die informatie gericht te onderzoeken. Het resultaat gebruikt u als voorbereiding op uw eigen controlewerk: met duidelijke vragen, terug te vinden passages en aandacht voor wat de beschikbare stukken nog niet aantonen.
01
Maak uw controlevraag concreet
Kies eerst een programma, uitgavenstroom of afwijking die u wilt onderzoeken. Een vraag over alle rechtmatigheid tegelijk levert minder houvast dan een afgebakende vergelijking tussen een besluit en de daarbij behorende verantwoording. Benoem welke stukken leidend zijn en welk verslagjaar u gebruikt. Vraag BEVER om onderscheid te maken tussen een feitelijk genoemd bedrag, een verklaring in het document en een nog te toetsen aanname. Daarmee ontstaat een werkbare onderzoekslijst die u samen met uw financiële collega's kunt nalopen.
02
Leg de lokale kaders ernaast
Uw eigen inkoopbeleid, subsidieverordening en financiële afspraken geven richting aan de vragen die u stelt. BEVER kan helpen relevante passages naast de beschreven werkwijze te zetten. Vraag bijvoorbeeld waar een onderbouwing verwijst naar een eerder besluit en welke voorwaarden in die verwijzing staan. Controleer steeds de geldende versie en de toepasselijke periode. Of een concrete handeling aan alle eisen voldoet, beoordeelt u met de volledige administratie en de betrokken deskundigen. De bronverkenning ondersteunt dat werk, maar vervangt die beoordeling niet.
03
Houd bedragen en verklaringen bij elkaar
Bij financiële tabellen is de context even belangrijk als het getal. Gaat het om euro's of duizenden euro's, om gerealiseerde uitgaven of een raming, om één jaar of een meerjarige reeks? Vraag BEVER deze kenmerken mee te nemen wanneer u passages vergelijkt. Gebruik een werkblad om aangeleverde cijfers te ordenen en verschillen bespreekbaar te maken. Een ontbrekende aansluiting blijft zichtbaar als vraag. Zo voorkomt u dat een nette tabel de indruk geeft dat achterliggende definities, berekeningen en administratieve aansluitingen al zijn gecontroleerd.
04
Bereid uw verantwoording zorgvuldig voor
U kunt BEVER vragen om de bevindingen te ordenen in een conceptstructuur: onderwerp, relevante afspraak, gevonden onderbouwing en resterend controlepunt. Dat helpt bij gesprekken met budgethouders en bij het voorbereiden van toelichtingen voor bestuur en raad. U bepaalt welke informatie voldoende is, welke formulering past en welke acties nodig zijn. Een accountantsverklaring, vastgestelde rechtmatigheidsverantwoording of assurance-oordeel komt niet uit deze werkwijze voort. Wel krijgt uw eigen beoordeling een beter navolgbare voorbereiding, met de oorspronkelijke documenten binnen bereik.
Stap voor stap
Zo pakt u het aan.
- 01
Selecteer
Kies één financiële vraag en verzamel de bijbehorende begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsstukken.
- 02
Onderzoek
Laat relevante passages ordenen en vraag welke bedragen, periodes en lokale kaders worden genoemd.
- 03
Sluit aan
Controleer de gevonden informatie tegen uw administratie en vraag aanvullende onderbouwing bij de verantwoordelijke collega's.
- 04
Licht toe
Werk uw eigen bevindingen uit in een heldere toelichting met bronverwijzingen en concrete vervolgacties.
Vragen
Goed om te weten.
Geeft BEVER een accountantsverklaring af?
Nee. BEVER ondersteunt het lezen, vergelijken en voorbereiden van financiële informatie. De vereiste controles, professionele oordelen en verklaringen blijven het werk van de daartoe bevoegde mensen en organisaties.
Kan ik een begroting met een jaarrekening vergelijken?
U kunt BEVER vragen de aangeleverde stukken naast elkaar te onderzoeken. Vermeld de verslagjaren en relevante programma's, en controleer of wijzigingen, eenheden en definities een betekenisvolle vergelijking toelaten.
Wat doe ik met ontbrekende onderbouwing?
Maak die expliciet onderdeel van uw controlevraag. Gebruik de uitkomst als lijst met aanvulpunten voor budgethouders of financieel medewerkers. Een ontbrekend stuk is aanleiding voor nader onderzoek, geen bewijs voor een overtreding.