Functie · De stukken van uw bestuur
Stel vragen aan de openbare stukken van uw eigen bestuur.
In een raadsinformatiesysteem staat het materiaal waarop uw voorbereiding rust: voorstellen, bijlagen, besluiten en moties. Het terugvinden van de relevante stukken vraagt vaak zoeken over meerdere vergaderingen. BEVER gebruikt aansluitbare raadsinformatie als bron in het gesprek. U vraagt naar een onderwerp, periode en bestuursorgaan en onderzoekt vervolgens de gevonden verwijzingen. De bron blijft het oorspronkelijke stuk. BEVER ondersteunt het lezen en vergelijken daarvan, terwijl uw eigen vergaderproces in het daarvoor bestemde systeem blijft.
01
Gebruik beschikbare aansluitingen bij uw onderzoek.
De bronnencatalogus van BEVER bevat onder meer iBabs, Notubiz en GemeenteOplossingen als raadsinformatiebronnen. Daarmee is niet gezegd dat iedere gemeente en ieder document beschikbaar is. Controleer bij uw start welke omgeving en stukken voor uw organisatie bereikbaar zijn. Noem de gemeente, provincie of het waterschap wanneer u een vraag stelt en geef indien mogelijk de vergaderdatum of titel van een voorstel mee. Dat maakt duidelijk welk bestuursorgaan u bedoelt en voorkomt dat een inhoudelijk vergelijkbaar stuk van een ander bestuur als uw eigen voorgeschiedenis wordt gelezen.
02
Zoek over stukken heen, met de context erbij.
Een voorstel kan voortbouwen op een besluit uit een eerdere vergadering en verwijzen naar een motie met een andere titel. Vraag BEVER de gevonden samenhang uit te leggen met verwijzingen naar de stukken. U kunt onderzoeken welke besluiten over een onderwerp zijn genomen en welke passages relevant zijn voor het voorstel dat nu op tafel ligt. Lees de resultaten met aandacht voor documentsoort: een bijlage, ontwerpbesluit en vastgestelde besluitenlijst hebben ieder een andere betekenis. Geef ontbrekende stukken zo nodig zelf mee om uw onderzoek verder te brengen.
03
Een bron voor zowel ondersteuning als bestuur.
Griffiers en griffiemedewerkers kunnen de beschikbare raadsinformatie gebruiken bij het ordenen van een dossier of de voorbereiding van een onderwerp. Raadsleden en fractiemedewerkers kunnen eerdere afspraken terugzoeken voordat zij vragen formuleren. Voor Statenleden en waterschapsbestuurders werkt dezelfde gedachte: de stukken van het eigen orgaan vormen het vertrekpunt, voor zover die via de beschikbare bronnen bereikbaar zijn. Het resultaat blijft afhankelijk van de vraag en de dekking. Een zoekresultaat maakt niet aannemelijk dat alle stukken over een onderwerp ook daadwerkelijk zijn gevonden.
04
BEVER ondersteunt de voorbereiding rond uw bestaande systeem.
U gebruikt BEVER om bronnen te onderzoeken, verbanden te bekijken en vragen of concepten voor te bereiden. Het is binnen deze functie geen agenda-, vergader- of stemmodule. Een aangetroffen motie wordt niet door BEVER namens u ingediend en een gevonden voorstel wordt niet als besluit vastgesteld. Bewaar dat onderscheid ook in uw eigen werkwijze. Controleer belangrijke passages in de bron en bespreek ontbrekende of onduidelijke stukken met de daarvoor verantwoordelijke ondersteuning. Zo benut u de beschikbare raadsinformatie zonder uw bestuurlijke procedure te verwarren met de analyse ervan.
Vragen
Goed om te weten.
Werkt BEVER met iBabs, Notubiz en GemeenteOplossingen?
Deze raadsinformatiebronnen staan in de BEVER-bronnencatalogus. Welke organisatie en stukken beschikbaar zijn, moet u voor uw eigen situatie controleren. Er is geen claim van volledige dekking van alle gemeenten.
Kan BEVER besloten raadsstukken voor mij ontsluiten?
Ga niet uit van toegang tot besloten stukken via een openbare bron. Deze functie beschrijft onderzoek met beschikbare raadsinformatie. Houd voor andere stukken de toegangsafspraken van uw eigen organisatie aan.
Vervangt BEVER het raadsinformatiesysteem?
Nee. BEVER ondersteunt onderzoek en voorbereiding met de beschikbare stukken als bron. Agenderen, officiële publicatie, indienen en stemmen blijven onderdeel van uw bestaande bestuurlijke systemen en procedures.